Junior Office Manager op vrijdag - baan voor een werkstudent bij Alan & Luca

Vacature: Werkstudent - Junior Office Manager voor de vrijdag

Word jij een collega van Alan & Luca? Wij zijn een groeiende organisatie, die steeds op zoek is naar talent. Vol energie helpen wij onze klanten verder op het gebied van Finance, Tax, HR en Legal. ‘We are minding their ambition’. Wil jij meebouwen aan ons succes? En wil je zelf verder groeien? Kom werken binnen een persoonlijk en informeel bedrijf in de zakelijke dienstverlening in een hecht team van gedreven professionals. ‘We are minding your ambition’. Jij bent welkom!

Doel van de functie

Sinds juni 2024 werken wij als team vanuit ons representatieve en fijne kantoorpand aan de Röntgenlaan in Zoetermeer. Twee Officemanagers/secretaresses zorgen ervoor dat ons officekantoor en de faciliteiten dagelijks klaar zijn voor het team en de bezoekers. En zij ondersteunen het team met secretariële en organiserende taken. Om zo goed mogelijk te kunnen werken aan onze ambitie. Wij zoeken ter uitbreiding van dit Office team een junior Office / secretariaat collega; een student die naast zijn of haar opleiding op vrijdag het kantoor draait en daarnaast werkzaamheden uit kan voeren in de richting van de studie.

Wat ga je doen?

Als Junior Office Manager ben je samen met jouw twee directe collega’s de ‘spin in het web’ en het eerste aanspreekpunt in de organisatie. Jij bent dat op de vrijdag. Door het voorbereiden, bewaken, uitvoeren en uit handen nemen van verschillende taken zorg je ervoor dat management, medewerkers en onze opdrachtgevers zo goed mogelijk worden gefaciliteerd.

Jouw werkzaamheden zijn veelzijdig. Je zal je bezig houden met:

• Het verzorgen van algemene secretariële zaken zoals het ontvangen van bezoekers, regelen van lunches, verwerken van de mailbox, aannemen van de telefoon, verzorgen van attenties en regelen van de post, administratieve taken.
• Het zorgen voor het opgeruimd en klaar voor gebruik zijn van de keukens en lunchruimte.
• Het verzoeken van (interne) communicatie werkzaamheden zoals het plaatsen van teksten op websites en op SharePoint.
• In sommige gevallen kan aan jou worden gevraagd secretariële of HR administratieve werkzaamheden voor opdrachtgevers te doen.
• Omdat wij ook werken voor buitenlandse opdrachtgevers zal jouw correspondentie en communicatie afwisselend ook in het Engels zijn.
• Verder kijken we naar taken die goed bij je passen door je studie: zoals financiële werkzaamheden, communicatie, marketing, HR, organiserende taken etc.

We bieden jou:

• Een mooie en moderne werkomgeving in ons nieuwe kantoorpand in Zoetermeer.
• Een leuke baan op de vrijdag, bijvoorbeeld voor naast je studie, in een divers team van Office, Finance, Tax, Legal en HR professionals.
• Een arbeidsovereenkomst met een passend salaris en secundaire voorwaarden bij deze interessante functie.
• De mogelijkheid om naast je studie werkervaring op te doen in jouw studie richting, met daarnaast het uitvoeren van office taken.

Wat breng je mee?

Wij zijn een dienstverlenend bedrijf en daarom is een klant- en servicegerichte werkhouding een eerste vereiste. Daarbij zijn betrokken, een grondige werkwijze en innoveren onze kerncompetenties. Omdat de collega’s afwisselend veel bij opdrachtgevers zijn, zijn vooruitdenken, inleven, flexibiliteit, overstijgend kunnen denken en zelfstandig kunnen werken belangrijk. Je bent kwaliteitsgericht, je kunt je werk goed organiseren, overzicht houden en goed schakelen. ‘Veel ballen in de lucht’ kunnen houden past bij jou.

Wij zijn opzoek naar een gemotiveerde werkstudent met:

• Bij voorkeur een studie in HBO Communicatie, Hoge Hotelschool, HBO Bedrijfskunde, HBO Human Resource Management, HBO recht of een vergelijkbare opleiding.
• Een zelfstandige werkhouding, maar die ook goed weet in te schatten wanneer je collega’s in moet schakelen.
• Goede communicatie vaardigheden, je hebt goede sociale skills en hebt een klantgerichte instelling.
• Goede Nederlandse en de Engelse vaardigheid, zowel mondeling als schriftelijk.
• Een flexibele, hands-on mentaliteit.
• Goede beheersing van Office 365, kennis van zakelijk sociale media en van Canva zijn een pre.
• Beschikbaarheid op vrijdag op kantoor is een vereiste.

Solliciteren 

Ben jij de enthousiaste werkstudent die wij zoeken? Klik dan op de knop 'solliciteren' en vul het formulier in! We kijken ernaar uit om van je te horen!

Mocht je vragen hebben over deze vacature dan kun je altijd contact met ons opnemen door te bellen met Amanda (06 - 45 42 16 30) of mailen naar: sollicitatie@alanluca.nl

We werven zelf voor deze vacature en verwachten daarom geen acquisitie